Universitas Indonesia (UI) sebagai salah satu institusi pendidikan terkemuka di Indonesia terus melahirkan berbagai inovasi dan karya intelektual yang berharga. Namun, selama bertahun-tahun, pengelolaan Hak Kekayaan Intelektual (HKI) di UI masih dilakukan secara manual dan konvensional. Proses pendaftaran yang rumit, waktu tunggu yang panjang, hingga kurangnya transparansi informasi sering kali menimbulkan kendala. Para inventor dan peneliti UI kerap kesulitan memantau status HKI mereka, bahkan muncul pertanyaan berulang seperti “Kapan HKI saya akan diberikan?” atau “Di mana saya bisa melihat perkembangannya?”. Kondisi ini tidak hanya menimbulkan dampak negatif, tetapi juga menghambat produktivitas dan semangat berinovasi. Berangkat dari permasalahan tersebut, lahirlah gagasan untuk menghadirkan Intellectual Properties Information System (IPIS), sebuah platform digital yang menjawab tantangan pengelolaan HKI di UI. Ide IPIS muncul dari visi Chairul Hudaya, Direktur Direktorat Inovasi dan Riset Berdampak Tinggi (DIRBT) UI, yang ingin meningkatkan pelayanan HKI agar lebih modern, responsif, dan berbasis teknologi digital.
Pengembangan IPIS dilakukan dengan pendekatan sistematis berbasis kebutuhan pengguna. Tim pengembang yang dipimpin oleh Rizky Adi Ryantio melakukan analisis mendalam terhadap kelemahan sistem manual sebelumnya dan mengidentifikasi kebutuhan riil inventor serta pengelola HKI. Tahap awal dimulai dengan riset dan analisis kebutuhan, kemudian dilanjutkan dengan desain platform yang user-friendly dan responsive. IPIS dibangun dengan arsitektur scalable dan secure, sehingga mampu menjaga keamanan data HKI yang sensitif sekaligus tetap mudah diakses oleh pengguna yang berwenang. Platform ini dapat diakses melalui ipis.ui.ac.id dan berfungsi sebagai sistem terpadu untuk mengelola, mendaftarkan, serta menjadi katalog komprehensif seluruh kekayaan intelektual UI.
Gambar 1: Tampilan Website IPIS
Tujuan utama dari IPIS adalah menciptakan ekosistem digital yang mendukung pertumbuhan inovasi dan kreativitas di UI. Layanan ini dirancang untuk menyederhanakan proses pendaftaran HKI agar lebih cepat, efisien, dan transparan. Selain itu, IPIS juga memberikan akses real-time bagi inventor untuk memantau status HKI mereka, meningkatkan kepercayaan, sekaligus mendorong semangat para peneliti dalam menghasilkan karya baru. Kehadiran IPIS diharapkan dapat mempercepat komersialisasi hasil penelitian, meningkatkan nilai ekonomi dari aset intelektual, serta memperkuat daya saing UI di kancah riset dan inovasi nasional maupun internasional. Dengan adanya sistem ini, UI ingin mendemokratisasi layanan HKI sehingga setiap peneliti dan inventor, tanpa terkecuali, dapat dengan mudah melindungi karya intelektualnya.
IPIS menghadirkan sejumlah keunggulan revolusioner yang mengubah lanskap pengelolaan HKI di UI. Proses pendaftaran kini jauh lebih mudah, hanya membutuhkan beberapa klik untuk menyelesaikan tahapan yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari bahkan berminggu-minggu. Percepatan proses penerbitan sertifikat juga menjadi capaian besar. Timeline registrasi kini maksimal hanya lima hari setelah dokumen lengkap dan pembayaran dilakukan, bahkan untuk hak cipta, pendaftaran bisa diproses secara instan. Fitur notifikasi real-time juga menjadi unggulan yang menjawab keluhan lama para inventor, karena mereka kini bisa memantau setiap tahapan proses secara transparan, mulai dari pengajuan hingga sertifikat diterbitkan.
Gambar 2: Fitur Pencarian Kekayaan Intelektual UI
Selain itu, IPIS memiliki database komprehensif yang mencatat lebih dari 10.780 HKI milik UI, mencakup 9.649 hak cipta, 687 paten, 25 desain industri, dan 59 merek dagang. Hingga kini, terdapat lebih dari 300 pengguna aktif dengan 162 aplikasi yang sudah diproses. Angka ini menunjukkan antusiasme tinggi dari civitas akademika terhadap sistem baru. Keunggulan lain yang tidak kalah penting adalah potensi pengembangan berkelanjutan. Tim pengembang berkomitmen terus meningkatkan fitur, salah satunya dengan mengintegrasikan payment gateway yang akan membuat pembayaran biaya HKI lebih cepat, efisien, dan ramah pengguna.
Apt. Indah Handayani, S.Farm Kasubdit KI & Promosi menyampaikan bahwa IPIS dirancang untuk memberikan kemudahan nyata bagi para peneliti UI dalam mengelola hasil karyanya. Melalui sistem ini, peneliti dapat dengan lebih mudah menelusuri status pengajuan, memantau progres perlindungan, hingga mengakses informasi yang mereka butuhkan secara transparan. “Kami berharap hadirnya IPIS tidak hanya mempercepat proses administratif, tetapi juga memberikan kepastian bahwa karya peneliti UI terlindungi dengan baik. Dengan perlindungan yang lebih terjamin, peluang komersialisasi bersama mitra industri pun dapat semakin terbuka,” ujar Indah.
Sementara itu, Chairul Hudaya menegaskan bahwa pengembangan IPIS merupakan bagian dari strategi besar UI dalam membangun ekosistem riset dan inovasi yang berdaya saing. “IPIS hadir bukan sekadar sebagai sistem administrasi, tetapi sebagai infrastruktur digital yang menjadi fondasi tata kelola HKI modern di UI. Kami ingin memastikan setiap karya intelektual civitas akademika UI terlindungi dan memiliki nilai manfaat yang dapat dikomersialisasikan. Dengan IPIS, UI semakin siap untuk bersaing di tingkat nasional maupun global,” ujar Chairul Hudaya.
Hadirnya IPIS membuktikan bahwa Universitas Indonesia tidak hanya fokus pada penciptaan karya ilmiah dan inovasi, tetapi juga serius dalam mengelola dan melindungi hasil karya tersebut agar memiliki nilai tambah yang nyata. Dengan sistem yang modern, transparan, dan berorientasi pada pengguna, IPIS diharapkan menjadi role model bagi perguruan tinggi lain di Indonesia dalam mengembangkan tata kelola HKI berbasis digital. Inovasi ini menegaskan komitmen UI untuk terus menjadi pelopor transformasi digital di dunia pendidikan tinggi sekaligus mendukung kemajuan ekosistem riset dan inovasi nasional.
Penulis: M. Iqram
